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bpo outsourcing service provider

 

 

Una gestión inteligente de compras supone ahorros considerables en los costos de la empresa. Externalizar esta actividad con un equipo de especialistas, entre otros beneficios, permite generar flexibilidad organizacional; al mismo tiempo el contar con el know how de especialistas, para el correcto abordaje de categorías relevantes del gasto, podría representar un gran impacto en la rentabilidad y/o competitividad empresarial.

Actualmente, la creciente competencia que afrontan las empresas, las empuja a focalizarse en alcanzar altos niveles de eficiencia (menores costos). Sin embargo, el outsourcing debe ser considerado no solo como una estrategia defensiva (en algunos de casos, de supervivencia), sino también como una medida ofensiva (que facilita el crecimiento; a través de la conquista de nuevos mercados).

El Outsourcing es una herramienta más para conseguir mejorar la eficiencia de la empresa. Definitivamente podemos decir que no es una moda pasajera sino que llegó hace tiempo y está para quedarse.

 

Qué se puede externalizar

 

Si bien es factible externalizar cualquier proceso / actividad. Sin embargo, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

  • Se debe tener especial cuidado con todos aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa (core business); éstos se recomienda no externalizarse.
  • Existen varios factores (internos/externos) que no permiten o hacen compleja la externalización: ¿es técnicamente posible la externalización?
  • La experiencia y competencia de los proveedores se debe medir de acuerdo con las necesidades internas de la empresa y las particularidades del bien o servicio a contratarse: ¿existe un mercado competitivo y proveedores expertos?
  • Una de las mayores causas de insatisfacción de los procesos de externalización se centra en la subjetividad de las mediciones de la calidad y el nivel de servicio brindado por el proveedor seleccionado: ¿se puede medir el desempeño?
  • Recordemos siempre que uno de los principales criterios se centrará en la rentabilidad económica de los proyectos de outsourcing: ¿resultará rentable y en qué plazo de tiempo?, ¿qué nuevas oportunidades nos brindará?
  • Un aspecto relevante: ¿es legal?; y otro no menos importante, ¿es nuestra empresa socialmente responsable con la externalización?

 

Externalizar vs no externalizar

 

Existen muchas ventajas de externalizar la función de compras de forma inteligente; las más importantes son:

 

  • Competencia: una empresa, para ser competitiva, debe concentrar sus esfuerzos (y sus recursos) en las actividades core business de la compañía. Por tal motivo, las actividades de compras que no tengan un impacto directo en la competencia (creación de valor diferencial), en la mayoría de los casos pueden ser externalizadas.
  • Costo: el costo de bienes y servicios impacta directamente en los resultados de la empresa. Esta es la principal razón por la cual las empresas buscan cada vez más apoyarse en especialistas de compras para implementar una externalización parcial de la actividad de compras.
  • Flexibilidad: hacer más con menos costo fijo, permite trasformar esta partida del costo en variable, al menos de forma parcial, lo que permitirá que se ajuste de acuerdo a las necesidades de la empresa y/o a la temporada (por estacionalidad).
  • Minimizar el riesgo: el tiempo para las áreas usuarias y referentes de la compañía es fundamental; por ello al acortar la promesa de atención de las compras no externalizadas se consigue una mejor respuesta de la empresa frente al cumplimiento de sus compromisos.

 

Por el contrario, existen algunas razones por las cuales las empresas se resisten a la externalización:

 

  • Control: algunas empresas consideran la externalización como sinónimo de pérdida de control. Sin embargo, esto se resuelve con una adecuada selección del proveedor del servicio y una efectiva gestión del contrato: con el establecimiento de un acuerdo de nivel de servicio y herramientas de control (KPI’s).
  • Desconfianza: muchas empresas cuentan con políticas que son contrarias a este tipo de decisiones, pero en varias ocasiones solo se trata de otro paradigma que debe ser superado.

 

Outsourcing de compras

 

¿Qué entendemos por compras?, ¿Qué parte del proceso se puede o debe externalizar?

 

Recomendamos apostar por una FUNCIÓN ESTRATÉGICA de Compras: la que liga las capacidades reales de los proveedores con las necesidades definidas y optimizadas del negocio, contribuyendo a la estrategia competitiva y la productividad de la empresa, generando valor, aprovechando las innovaciones de nuestra red de proveedores, con una cadena de suministro optimizada, reduciendo los posibles riesgos, asegurando altos estándares de calidad. Esto se conseguirá de forma sostenible, mediante la segmentación de las compras y de los proveedores, la valoración de las oportunidades, gestionar por categorías y, finalmente, a través del partnenariado y planteamiento comercial tanto dentro como fuera de la empresa.

cuadro 

 

Dependiendo del tipo de bien o servicio, se deberán tener en cuenta diferentes tácticas y estrategias en el tratamiento de una compra / contratación. Es decir, no es lo mismo comprar materias primas, realizar compras técnicas o realizar compras generales. Para ello, deberemos emplear la Segmentación de Productos / Servicios con la Matriz de Kraljic:

 

bpo kraljic

 

 

  1. Productos Rutinarios: en este tipo de productos (bienes / servicios), la matriz de Kralijc recomienda dedicarle la menor cantidad de tiempo posible (eficiencia funcional); ello se logra a través de un sistema de contratación que facilite el proceso de compra y de las entregas. El outsourcing de estas compras es aplicable porque nos quitará operatividad (alto número de transacciones); asi mismo porque nos liberará tiempo del equipo de compras para atender otros productos de mayor importancia.

  2. Productos Cuellos de Botella: si la visión de la categoría es que se mantenga en el cuadrante de cuello de botella, es decir, que se siga negociando con un monopolio o con un proveedor único, el foco en la negociación será asegurar el abastecimiento; ello se podría conseguir agrupando nuestra necesidad con la de otra empresa que tenga un mayor poder de negociación (volumen de compra), con el objetivo de conseguir un mejor nivel de atención.

    El outsourcing es una herramienta práctica para conseguir lo indicado.

  3. Productos Apalancados: en este tipo de productos se negocia con un mercado grande de proveedores, la estrategia principal es la competencia. Por ello, si se recurre al Outsourcing en estas compras, se podría utilizar el know how del equipo de consultores externos para conseguir beneficios en el corto plazo en favor de la compañía.

  4. Productos Estratégicos: si la visión de una categoría es que se mantenga como producto estratégico o se convierta en una categoría de este cuadrante de la matriz de Kraljic; en este caso se deberá tener especial cuidado de que la categoría sea factible de ser tercerizada; en algunos casos se deberá mantener al interior de la empresa porque forma parte del know how de la compañía al ser generadora de valor diferencial para sus clientes (riesgo por temas de confidencialidad).

 


Conclusiones

 

  • El Outsourcing de compras es una de las opciones cada vez más y mejor valoradas por las empresas, que buscan una nueva fuente de ventaja competitiva a través del saber hacer de equipos de profesionales expertos en la gestión de compras y aprovisionamiento.
  • Será aplicable principalmente a compras no estratégicas; en las categorías apalancadas nos permitirá generar beneficios en el corto plazo, en las categorías rutinarias transferir la carga operativa al proveedor del servicio y en las categorías cuellos de botella, transferir el riesgo de desabastecimiento a un tercero con mayor poder de negociación con el mercado de suministro.
  • Cuando el outsourcing de compras no aporte ningún beneficio extra, los plazos de rentabilidad sean demasiado largos, se estime la aparición de problemas técnicos o discordancias entre las partes; u otros similares, la decisión más adecuada será no externalizar y/o evaluar la aplicación de otras tácticas; entre ellas, el Insourcing.

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